Требования эффективности деятельности службы внутреннего контроля холдинга

А.В. Короткова,

доктор экономических наук, профессор Поволжского государственного технологического университета

(Перепечатано с: "Новый университет", 2013, N6-7 (28-29). С. 29-35. Статья приводится в сокращении.)

Управление холдингами имеет отличия от управления отдельными компаниями, поэтому организация внутреннего контроля в холдингах представляет собой достаточно сложную задачу, требующую комплексного подхода. Укрупнение бизнеса сопряжено с необходимостью усиления контрольной деятельности, осуществляемой с целью устойчивого развития всех структурных единиц и головной организации. Внутренний контроль можно рассматривать как систему, организованную материнской или управляющей компанией, в интересах участников холдинга и регламентированную его внутренними документами. Система внутреннего контроля должна обеспечить: соблюдение установленного порядка ведения бухгалтерского учета и достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности), соблюдения законодательных и внутренних регулятивов; эффективность деятельности организации.

К институтам внутреннего контроля относятся назначаемые собственниками экономического субъекта ревизоры, ревизионные комиссии, внутренние контролеры или внутренние аудиторы.

Система внутреннего контроля, реализуемая в холдинге, является необходимым условием эффективной деятельности группы разнопрофильных компаний и основой для создания в холдинге единой комплексной системы управления финансами, которая охватывает все сферы бизнеса. Это позволит создать систему менеджмента, способную дать руководству холдинга исчерпывающую информацию о финансовых результатах в каждом сегменте бизнеса, координировать денежные потоки между компаниями холдинга с учетом их специфики и потребности в финансировании, контролировать расходы каждой бизнес-единицы и осуществлять как краткосрочное, так и стратегическое планирование.

Организация эффективного внутреннего контроля холдинга возможно при четком определении требований к внутреннему контролю.

В настоящее время отсутствует единство в подходах к определению термина "внутренний контроль" на законодательном, нормативно-правовом уровне, а также в работах экономистов. Дословно термин "внутренний контроль" - "internal audit" в переводе с английского означает внутреннюю проверку счетов, ревизию.

В современном понимании задач управления это определение не раскрывает сущность и место контроля. Необходимо отметить, что в настоящее время в действующем законодательстве Российской Федерации чаще используется системный подход к пониманию сущности внутреннего контроля как части системы управления организацией. С этой точки зрения целесообразно проанализировать трактовку данного термина содержится в нормативных документах федеральных органов, федеральных стандартах аудиторской деятельности, в документах профессиональных общественных организаций аудиторов.

Можно отметить, что в документах, регламентирующих деятельность банков и кредитных организаций, финансовых институтов имеются требования, определяющие вопросы организации внутреннего контроля.

Анализ положений этих документов свидетельствует о том, что создание системы внутреннего контроля и системы внутреннего аудита имеют своей целью защиту инвестиционных интересов таких участников рыночных отношений и установлены для организаций, деятельность которых связана с привлечением средств юридических и физических лиц.

В федеральных правилах (стандартах) аудиторской деятельности дается определение и характеристика системы внутреннего аудита. Внутренний аудит - это контрольная деятельность, осуществляемая внутри аудируемого лица его подразделением ? службой внутреннего аудита. В функции службы внутреннего аудита входит мониторинг адекватности и эффективности системы внутреннего контроля. Объем и цели внутреннего аудита в каждом случае различны и зависят от размера и структуры аудируемого лица и требований его руководства. Кроме того, в этих стандартах можно выделить требования, непосредственно связанные с организацией внутреннего контроля и аудита.

Как правило, в структуру службы внутреннего аудита включены один или несколько следующих элементов:

• мониторинг эффективности процедур внутреннего контроля. Постановка необходимых систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля входит в обязанности руководства, и этому следует постоянно уделять соответствующее внимание. На службу внутреннего аудита обычно возлагаются обязанности по проверке этих систем, мониторингу эффективности их функционирования, а также представлению рекомендаций по их усовершенствованию;
• исследование финансовой и управленческой информации. Оно включает обзорную проверку средств и способов, используемых для сбора, измерения, классификации этой информации и составления отчетности на ее основе, а также специфические запросы в отношении отдельных ее составляющих частей, в том числе детальное тестирование операций, остатков по счетам бухгалтерского учета и других процедур;
• контроль экономности, эффективности и результативности, включая нефинансовые средства контроля организации;
• контроль за соблюдением законодательства РФ, нормативных актов и прочих внешних требований, а также политики, директив и прочих внутренних требований руководства.

В стандартах Международного института внутренних аудиторов дается следующее определение: внутренний аудит (контроль) является деятельностью по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование хозяйственной деятельности организации. Внутренний аудит призван содействовать достижению поставленных целей организации, используя систематизированный и последовательный подход к оценке, и повышению эффективности систем управления рисками, контроля и корпоративного управления. В функции внутреннего аудита входят: оценка достоверности отчетности (как внешней, финансовой, так и внутренней, управленческой), проверка целесообразности и экономической эффективности операций, сохранности активов, соблюдения законодательства, требований нормативных документов, регулирующих деятельность органов и договорных обязательств.

По нашему мнению, перечисленные требования эффективного функционирования внутреннего контроля можно дополнить следующими:

своевременности - информация по результатам контроля должна быть представлена лицам, уполномоченным принимать решения, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, то нежелательные последствия отклонений усугубляются, кроме того, объект переходит уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведенный контроль. При предварительном контроле несвоевременное сообщение о возможности возникновения отклонений также лишает смысла проведенный контроль.

взаимосвязи - решение задач, связанных с контролем, должно создавать надлежащие условия для взаимодействия работников различных функциональных направлений.

приемлемости - означает рациональность контрольных целей и задач, целесообразное распределение контрольных функций, целесообразность программ внутреннего контроля, а также применяемых методов.

актуальности - со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают, поэтому система внутреннего контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было ее изменять в соответствии с внешними и внутренними факторами.

важности - абсолютный контроль над обычными незначительными операциями (например, мелкие расходы) не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных задач. Но если высшее руководство считает, что какие-либо области деятельности организации имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен контроль, даже если эта область с трудом поддается измерению по принципу ?затраты-эффект?.

целостности - объекты различного типа должны быть охвачены адекватным контролем, нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов.

взаимодействия и координации - контроль необходимо осуществлять на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации.

В практической деятельности служба внутреннего контроля холдинга обычно является структурным подразделение материнской (управляющей) компании. Одна из часто применяемых на практике организационных схем управления головной организации холдинга представлена ниже.

Департамент по внутреннему контролю холдинга проводить следующие виды контроля:

• Операционный (управленческий) контроль деятельности;
• Контроль на соответствие требованиям законодательства и внутренних регулятивов;
• Контроль финансовой, управленческой и налоговой отчетности.

Непосредственная подчиненность департамента внутреннего контроля совету директоров способствует:

• Осуществлению независимого и объективного контроля деятельности холдинга;
• Оценке рисков деятельности организации и разработке мероприятий по управлению ими;
• Оценке эффективности действующей системы ведения бизнеса;
•  Оценке соответствия деятельности холдинга поставленным целям;
• Анализу результативности и эффективности деятельности холдинга;
• Подготовке финансовой и налоговой отчетности в соответствии с законодательством.

С учетом вышесказанного нами предлагается следующая структура службы внутреннего контроля.

Отдел по методологии и стандартизации внутреннего контроля занимает ведущее место, поскольку в его обязанности входит разработка стандартов и методик внутреннего контроля, отвечающих задачам развития организации. Сотрудники этого отдела, как правило, не участвуют в проведении контрольных мероприятий.

Отдел по контролю качества работы и соблюдения профессиональной этики совместно с отделом методологии и стандартизации внутреннего контроля организуют и проводят мероприятия по контролю качества, в том числе обучение, аттестацию сотрудников, консультирование по проблемным вопросам, анализ замечаний по результатам контроля качества и другие.

Экспертный отдел по юридическим вопросам обеспечивает мониторинг изменений в законодательной и правовой базе и необходимое консультационное сопровождение при проведении контрольных процедур на соответствие требованиям.

Отдел внутреннего контроля бухгалтерской и налоговой отчетности осуществляет комплекс мероприятий по организационно- методическому обеспечению подготовки отчетности холдинга и его структурных подразделений, включая и разработку учетной политики, графика документооборота и др.

Отдел рисков контроля выявляет, оценивает и разрабатывает мероприятия по снижению негативных последствий бизнес-рисков, присущих деятельности холдинга и связанных с ними рисков существенного искажения информации. Необходимость создания такого отдела определяется дополнительными требованиями к подготовке сотрудников и необходимостью организации контроля на постоянной основе (мониторинг).

Отдел проверок осуществляет операционный (управленческий) внутренний контроль по различным аспектам деятельности холдинга и его структурных подразделений операционный (управленческий) внутренний контроль по различным аспектам деятельности холдинга и его структурных подразделений;

Выбор того или иного субъекта для проведения внутреннего контроля зависит от степени сложности организационной структуры холдинга, организационно-правовых форм компаний-участниц группы, видов и масштабов деятельности холдинга, целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности, отношения акционеров и руководства группы к контрольной работе.

Таким образом, исходя из требований эффективности деятельности службы внутреннего контроля, можно выделить основную задачу данной службы: контроль за соответствием фактических расходов плановым показателям, нормативам, сметам и бюджетным заданиям, а также организация системы внутренней отчетности группы, что достигается проведением контрольных мероприятий.

К контрольным мероприятиям относятся организация плановых и внеплановых проверок:

• деятельности компаний-участниц предпринимательского объединения, включая произ-водственно-хозяйственную и коммерческую деятельность;
• финансово-экономического состояния
• организации бухгалтерского учета и отчетности.

• В ходе контрольных мероприятий проверяются: правильность ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности компаниями-участницами группы; достоверность формирования консолидированной финансовой отчетности; правильность начисления налогов и сборов и своевременность расчетов с бюджетом; расчеты с кредиторами и дебиторами (по размеру денежных средств, превышающему установленные лимиты); направления движения финансовых потоков; исполнение финансовых планов, бюджетов; финансовое состояние каждой организации и группы в целом; обеспечение сохранности имущества группы компаний.